LEAN OFFICE

Beaucoup d’entreprises ont fini par se rendre compte que certains problèmes étaient causés par les services transverses. C’est donc comme ça qu’on s’est mis à parler du Lean Office. (Cyril Bourgeon - consultant Senior)

Dans le Lean Office, l’objectif est d’atteindre un haut niveau de performance dans les processus administratifs et autres activités de service. On visera donc l’amélioration de la qualité, des délais et des coûts. Lorsqu’on connaît bien le sujet, il est facile de transposer la philosophie Lean aux bureaux. Il faudra travailler sur le temps et la fluidité des processus, sur la réactivité et l’efficience, la diminution des erreurs, la satisfaction des parties prenantes (clients, partenaires ou travailleurs), l’adaptation des effectifs et l’externalisation de certaines tâches qui ont peu de valeur ajoutée.

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Dans ce cas-ci, le producteur est l’humain et non la machine ; il faudra donc prendre conscience que l’homme est au centre du processus et qu’il faudra lui faciliter la vie. Dans le Lean Office, il est judicieux d’introduire une standardisation dans la manière de travailler. Par exemple, appliquer un standard dans les documents permettra une meilleure compréhension de ceux-ci par les employés. Toutefois, attention à ne pas en abuser afin de ne pas avoir l’effet inverse.

Dans l’esprit Lean, l’élimination des MUDAS est utile et nécessaire à tous les secteurs.

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Dans le Lean Office, voici les sept MUDAS qu’on a pu identifier :

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• Les délais : d’attente ou administratifs ;

• La surproduction de documents ;

• Les opérations non-nécessaires. Exemple : copies ou vérifications inutiles ;

• Les déplacements de dossiers/documents ;

• Le stock en cours : dossiers, données et documents en cours de traitement ;

• Les retouches, modifications ;

• Les déplacements et mouvements non-nécessaires.

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Afin de trouver des solutions pour éliminer les MUDAS, on peut utiliser la méthode des cinq « pourquoi ? ».

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Elle consiste à creuser l’origine du problème en approfondissant chaque réponse en redemandant pourquoi, et ce jusqu’à cinq fois.

En utilisant cette méthode, on arrive à définir une origine plus définie du problème.

Il faut également réfléchir dans le sens des trois valeurs universelles

dans le Lean : se remettre en question, l’intelligence collective et le juste nécessaire.